| Programa de desarrollo archivístico para instituciones y organizaciones |
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El Centro de Archivos y Acceso a la Información Pública (CAinfo) trabaja para hacer efectivo el derecho de las personas a acceder a información en manos de los organismos públicos en Uruguay. Desde sus orígenes ha intentado poner de manifiesto la estrecha vinculación que existe entre el pleno ejercicio de este derecho y el desarrollo archivístico. Para informar primero hay que documentar y organizar la información. Por ello, CAinfo promueve la adopción de políticas públicas que permitan el desarrollo de archivos tanto en el sector público como a nivel de las organizaciones, y realiza asesoramiento y consultorías en la materia con la finalidad de lograr un mayor acceso a la información y transparencia a nivel del Estado. Desde 2008 Uruguay cuenta con un nuevo marco jurídico que regula y define el acceso a la información pública como un derecho humano. A partir de este nuevo escenario constituido por la sanción parlamentaria de las leyes 18.220, que estableció el Sistema Nacional de Archivos, y la ley 18.381 de Acceso a la Información Pública, el Centro trabaja activamente en la divulgación de la legislación para que los ciudadanos y ciudadanas se apropien de las herramientas previstas.
En esa línea, CAinfo produce materiales de difusión, realiza talleres de capacitación, promueve los abordajes de la temática desde un enfoque de derechos y de exigibilidad, desarrolla estrategias de incidencia, investiga y monitorea las prácticas de los organismos públicos y promueve la organización archivística.
¿Qué son los Archivos? Los archivos, constituyen el corazón de las instituciones. En ellos se resguarda su memoria y su historia. Permiten conocer sus competencias, sus cambios y las funciones para las que fueron creadas. Por esa razón en toda institución u organización debería existir un departamento de ARCHIVO.
Técnicamente los archivos se definen como “el conjunto orgánico de documentos producidos por la institución en el ejercicio de sus funciones”.
¿Qué cosas hay que tener en cuenta cuando se posee un archivo?
1) Normativa archivística nacional vigente. 2) Normativa archivística internacional. 3) Profesionalizar el servicio del archivo integrando al mismo al archivólogo 4) Implementar grupos para la valoración documental. 5) Establecer los plazos de la documentación desde el nacimiento del mismo. 6) Creación de tablas de plazos documentales. 7) Establecer claramente que documentación puede ser: reservada, secreta o confidencial. 8) Descripción archivística-clasificación y ordenación. 9) Establecer las pautas para la conservación de los archivos. 10) Expurgos documentales. 11) Realizar auditorías anuales a los archivos. 12) Capacitación archivística al personal, a fin de que todos se involucren y comprometan. 13) Involucrar a las nuevas tecnologías 14) Disponer de los recursos económicos necesarios para implementar un Programa de Archivos. 15) Dar una infraestructura y mobiliario adecuado a la producción documental teniendo en cuenta el medio ambiente. 16) Contar con el Capital Humano necesario.
¿Qué se obtiene? · Contar con instrumentos que permitan acceder en forma ágil a la información y llevar el control interno de una buena administración documental, basados en la normativa vigente. · Concientizar a todo el personal que el Archivo constituye un departamento más de la institución que es tan importante como los otros y que es fundamental a la hora de revisiones y toma de decisiones. · Estructurar un servicio profesional de alta calidad y con la aplicación y uso eficiente de las tecnologías actuales. Competencias a realizar por un profesional: · Planificar · Valoración documental · Clasificación · Ordenación · Administrar · Investigar · Informar · Difusión · Exposiciones
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